这两篇文章的内容都是关于如何改进你的待办事项列表的质量的。昨天的那一篇涉及到了一些基本的东西和为什么的问题，以及“下一步行动”的概念和身体力行的重要。
只有当下的事情
你可能也应该在同一时间关注不同项目的几个“下一步行动”（这些就是现在应该做的所有事情），这是区分真正的“下一步行动”和以后某个时间才会做的普通的项目的关键。要确保不要把你的待办事项设置为以后才会做的事情。
现在、现在、现在
要避免在你的待办事项列表中堆满没法办的任务（或者常常会是目前还没法办的任务）。同时要留心以后可能会出现的事情以及某些可能重复的事情。不要把这些以后的的任务写在你目前的待办事项列表中。你的待办事项列表应该是放置当前任务的神圣之地。把一些长期的任务、有关的材料以及约会放在应该属于他们的地方——项目文件夹或者日历中。
记住，你应该能够在你的列表中选取任何条目，利用合适的工具和情境，迅速开始你的任务。把项目中的任务都挖掘出来，以后才能执行的把它放在别的地方；关注能够推动事情进展的很小的任务也不必难为情（能够完成这些任务就更好了）。
整理、抛弃和重构
养成整理已经完成的、不能完成的和需要移除的任务的习惯。为了更有效率，你的列表应该是“活”的——它应该是一个理解手头工作的多功能的仪表盘。记住：你的待办事项列表不是放置你的雄心壮志或者测试事到临头抓住机会的地方。经常性的把任务尽可能的分解，果断的把属于其他地方的任务移走（或者删除）。
为什么我要完成这项任务？
这很重要。当你把都脑中的事情都写到列表中的时候，决定了每一个你接受的或者委派给自己的任务将会如何支持你的项目、你的角色和目标。在添加一个新的项目之前，想想这件事情会给你的生活带来什么。
- 它是不是最值得我去花费时间的任务？
- 我是不是完成这项任务的最佳人选？
- 这件事情是不是非要现在完成？为什么是现在？
- 如果我压根不干这个会怎么样？
为了说明这些在宏大计划中的问题的重要意义，我将会借用开发者Joel Spolsky的说法。试着把我们现有的时间和资源想象成一个木盒子，这个盒子有着一定的的空间，这些空间只能用来装一些立方体形状的东西。这个盒子里装着你的不同大小的积木，每一个积木代表了你的列表上的一项任务。积木越大，意味着这个任务占用的时间越多，（同时在你的盒子里占用的空间也越大）。明白了吧？
假设目前我们的盒子里装着大小差不多的8个积木，这个盒子最多这能装下10个。现在，让我们想象你还想给盒子里再装进5个大块的积木，那么，你就要开始作出决定了，对吧？这其中的一些积木也许可以很容易的就能放进去，但其它的也许就需要变得小一些才能适应剩下的空间了。但是通常，你将不得不无奈地释放一些空间——或者是把以前的积木挪走，或者是放弃新添加的积木。当然，不需要再重复的是，你选择要添加的积木（任务）越小，你要移除或者添加积木的灵活性也就越大。想想给你送来的宜家的大书架是如何装进小的硬纸箱子里的。
记住：不要将你的任务盒越弄越大，因为你不可能让一天多几个小时，让一个月多几个星期。所以在你的控制范围之内唯一可以变化的是你能决定什么该放进去或者拿出来——也就是你会选择什么样的任务。底线是你最终都要为你的盒子和积木负责，因此要为你的优先事项做出一些决定。
如果事项在你的列表上，它就是一个承诺
无论何时你想要（或者被迫）给已经东西很多的盒子里再添加进更多的事情的时候，尝试着在你的头脑中想像盒子的图像。将你的待办事项列表中的每一项任务看做一项个人承诺并将它完成。记住，你花在一项工作上的每一分钟不可能在花费在其它的工作上。因此，确保你的待办事项清单有着合理的限度，让你时刻关注对你自己最有价值的事情。
这确实需要一定程度上的自律，对于自己需要一定的约束。不能再把你的待办事项列表当成嫁妆箱一样，把你应该干的或者也许应该干的事情都一股脑的扔进去。它应该是一个计划，一份合同。如果你不能确定要干这件事情的话，把它从你的列表中删除。如果你不能想象出干这件事会是什么样，删除它。把它记在别的地方。
就像我们在这儿谈到的很多事情一样，待办事项列表是一个真正的密码，而且是非常重要的一个。就像短期计划的人工制品一样，它就会成为你接下来几个小时、几天、几周的宝丽来。因此，重新把你的列表定位为“这些是我要完成的事情”可以帮助你建立合适的心理状态。这就是你的未来生活，因此不要情绪化，态度不认真，你可以依靠它制定战术计划，达成你的目标。
解决通常会犯的错误
成为运用待办事项列表的高手得有一个过程。不要期望着第一次尝试就立即成为大师级的人物。为了帮助你了解运用待办事项列表过程中经常会碰到的问题，这里有一些前期的策略。
从小的开始
开始的时候给自己安排一些小一点的任务，一分钟或者两分钟就能完成。目标要低，不要因为这些任务太容易而难为情。“清理键盘”，“倒垃圾”以及“给打印机装纸”也许看上去是毫无意义的工作，但是完成这些小的任务是你进行大的、难的任务的开始。
积极地委派
如果你正在跟踪你委派给他人的任务或者等待团队中其他人的工作进度，克制将工作交给另外一个人负责的愿望。给你自己这样的任务：“给Alex打电话提醒重新设计草图的时间”或者“给Bob发邮件第三章的最新修订稿”。当别人在完成工作的一部分时，这种跟进的行动特别要写在你的列表上，以保证项目如期完成。在需要的时候，当别人掌握着主动时， 也要给自己提醒他们的任务，保证自己掌握主动。
不要畏惧你的待办事项列表
你有没有发现有一些任务好像永远的在你的待办事项列表中被卡住了？一天又一天、一个又一个星期、一个又一个的季度过去了，但是有那么三、四个老任务还在那里，缕着胡须嘲笑着你。处理这些任务的机会已经过去了，现在将这些任务忽略掉，减轻它们带给你的负罪感、痛苦和畏缩。
你可以用这样的方法消除你的畏惧，你可以将你当前的的任务完成的打印出来，最好是按字母顺序排列，而不是优先或项目秩序。快速浏览列表，在那些让你感觉有些 焦虑和担心的任务前面画上对号。这个方法是找出那些让你害怕做的事情。
再一次的浏览列表，用一张单独的纸标记处为什么你一直在避免这样的任务？是由于害怕失败还是因为感觉无聊？对于结果有些担心？无论你的原因是什么——当然要对自己坦诚——创建一个新的待办事项列表，将那些让你畏惧的任务放进去。
比如，如果你不愿意给一个性格内向的顾客打电话，原因是谈话当中总有让你感觉难堪的沉默，给自己写一个待办事项列表，当没什么可说的时候谈论一下列表中的话题。这不会让打电话很愉快，但是可以让你摆脱焦虑的感觉。这个诀窍就是用更积极的、易于管理的的任务来代替让你畏惧的任务。
当你成功的时候，用红色的粗笔将两个任务都划掉，给自己一个满分，你可以了。
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