在前天的文章《我如何用GTD安排日常生活》中我粗略的提及了一个观点，那就是在将事情写入你的GTD工具之前，先要对事情进行分析，这样才能做出合理的安排。你需要思考的是：这件事是写进一个项目（Project）中，还是当成一个任务（Task）来执行，或者是把它写进约定事件（Appointment）中？在得出答案以前，就需要你对这件事进行分析，然后再做出合理安排。有些事情是很容易安排的，比如某人的生日，直接把它写入约定事件，并在GTD工具中设定为提前一两天提醒就行了。但有些事情就并不那么简单了，比如写博客这件事，你只是简单的在任务中添加一条“写一篇博客文章”的单一任务，还是把它看作成一个项目，从博客内容、博客流量、用户体验、广告收入等方面都去考虑，在每一方面都写出细致的任务，然后再写进GTD工具去执行，很显然，这两种做法对于你的博客建设来说效果会很不同。

下面我将举些例子来说明再将事情写入GTD工具之前，如何进行分析和安排。假设现在有这两件事：

1.锻炼身体。

很显然，要想起到锻炼的效果，必须每天或者每两天或者一星期最少三至四次的锻炼，而每次的锻炼时间必须持续半个小时或者一个小时或者达到每分钟多少心率以上才行。还有，你仅仅只是希望每天能运动一下呢？还是从比较专业的角度去考虑，在饮食、运动时间、运动强度各个方面都注意，从而更好地达到锻炼效果呢？你的回答将会决定锻炼身体这件事是被当作一个项目来执行还是单一任务或者是约定事件，这就要取决于你的意愿以及你的客观条件了。如果你每天上班下班，回家还要做饭、看孩子，那可能把锻炼身体当作一个项目，甚至于当作每天都能执行的约定事件都不太切合实际了。

2.学习

就像古道在《“大块时间”安排》中所说的那样，这是一项需要注意力高度集中的活动，需要有整块的时间来进行，那么在分析这件事的时候首先需要注意的就是尽量不要把你的学习时间切割成一小块儿一小块儿的，刚学了没有半个小时又开始锻炼身体，这样穿插进行其他活动，很可能会影响到你的学习效果，因为你的情绪、思维从其他活动转移到学习上来是需要一点时间的，要有一个“收心”的过程。所以在安排学习的过程中首先要确保你有1至2个小时不被打扰的整块儿的时间来学习。

另外，还有一些问题是关于学习效率的，你是如何控制你的学习过程以确保是有效率的呢？如果你仅仅作出的是每天学习2个小时这样的计划的话，是远远不够的，你完全可以在看一本你不太感兴趣但非常重要的书的时候，让你的思绪在书的内容之外飘荡。我在上学的时候经常会这么干，盯着书，干坐2个小时，然后睡觉。对于学生来说，这么干的最大原因可能就是装样子给父母看，或者仅仅是从心理上安慰自己“我今天学习了，没浪费时间”，以缓解想到其他同学在学习而自己却在玩的恐惧情绪。所以，为了要控制学习的效率问题，我们需要作出更为详细，可操作性强的计划，比如，“每天读《管理学》25页并作出读书笔记”，我不敢确保这样你就会有多么高的效率，但肯定比你做出的“每天读2个小时的书”这样的计划有效率的多。对于每一个项目，我们都需要把它不断的分解，直到细化到每一个直接可以执行的行动之上，你的这个项目才有可操作性，要不然很有可能只是纸上谈兵。

举了以上两个例子，想要说明的就是，把一个事情写进GTD工具中非常容易，但我们还要讲效率的问题，每件事情在写进你的GTD工具之前，要确保你已经对这件事做了仔细的分析，从个人的意愿、客观的条件各方面仔细的斟酌过，然后再写进GTD工具中严格执行它。